Verwalterwechsel in sieben Schritten

Als Beirat sind Sie derjenige, der den Wechsel organisiert. Nicht, weil es in Ihrer Aufgabenbeschreibung steht, sondern weil sonst niemand anfängt. Und dann stellt sich die erste Frage: In welcher Reihenfolge eigentlich?

Dieser Leitfaden beschreibt den Ablauf, wie er bei uns läuft. Er ersetzt keine Rechtsberatung, und er beschreibt auch nicht, wie andere Verwaltungen arbeiten. Er gibt Ihnen eine Reihenfolge an die Hand, damit Sie in der Versammlung sagen können, was wann passiert.

Schritt 1: Anfrage stellen

Sie füllen das Anfrageformular aus. Darin steht, was wir vor dem ersten Gespräch wissen müssen: Größe der Gemeinschaft, Objektdaten, bisherige Historie. Das erspart dem Termin die halbe Stunde, in der es sonst nur um Grundlagen geht.

Schritt 2: Termin buchen

Sie wählen online einen Termin. Bringen Sie interessierte Miteigentümer mit. Ein Beirat, der allein zurückkommt und berichtet, hat es in der Versammlung schwerer als drei Eigentümer, die dabei waren.

Schritt 3: Der Termin selbst

Der Termin zerfällt in drei Teile, und das ist der Kern des ganzen Ablaufs.

Besprechung. Wir lernen Ihre Gemeinschaft kennen und zeigen unsere Abläufe an Praxisbeispielen. Das Anfrageformular gehen wir gemeinsam durch.

Angebot und Musterverwaltervertrag. Beides bekommen Sie noch im Termin, nicht Tage später per Mail. Sie gehen also mit etwas Schriftlichem nach Hause.

Vergütung. Mit dem Preisrechner legen wir Ihre Vergütung fest, inklusive der möglichen Rabatte. Was zusätzlich buchbar ist, erklären wir dabei.

Sie können den Rechner übrigens schon vorher benutzen. Es hilft, wenn Sie mit einer konkreten Zahl im Kopf in den Termin kommen.

Schritt 4: Beschlussfassung

Hier scheitern Wechsel am häufigsten, und zwar an einer Formalie: Die Besonderheiten unseres Preismodells müssen im Bestellbeschluss korrekt aufgeführt sein. Steht dort etwas Ungenaues, ist der Beschluss angreifbar.

Bei der Formulierung unterstützen wir. Auch Ihren bisherigen Verwalter, wenn er den Tagesordnungspunkt vorbereitet, und auch Sie selbst, falls Ihre Gemeinschaft gerade ohne Verwalter dasteht.

Schritt 5: Vertrag und Vollmacht

Wir starten, sobald drei Dinge bei uns vorliegen: der Verwaltervertrag, unterschrieben von einem bevollmächtigten Eigentümer, die Vollmacht und der Bestellbeschluss.

Sammeln Sie diese Unterlagen direkt nach der Versammlung ein. Erfahrungsgemäß dauert das Nachfassen länger als die Versammlung selbst.

Schritt 6: Onboarding

Wir richten Ihr Objekt in unseren Systemen ein, kontaktieren die Dienstleister und organisieren den SEPA-Einzug für alle Beteiligten. Ab dem ersten Tag ist Ihr Objekt vollständig digital erfasst.

Schritt 7: Erstbegehung

Wir kommen vorbei, nehmen die Daten der technischen Anlagen auf und besprechen mit Ihnen als Beirat, welche Themen in die erste Eigentümerversammlung gehören.

Was Sie vorher wissen sollten

Der zeitkritische Punkt ist Schritt 4. Eine Eigentümerversammlung findet in den meisten Gemeinschaften einmal im Jahr statt. Wer den Termin verpasst, verliert zwölf Monate.

Rechnen Sie deshalb rückwärts: Wann ist Ihre nächste Versammlung? Davor brauchen Sie den Termin bei uns, davor die Anfrage. Zwei bis drei Monate Vorlauf sind angenehm, weniger geht auch.

Und noch etwas, das wir lieber vorher sagen: Der Preisrechner beginnt bei drei Wohneinheiten und endet bei 39. Ist Ihre Gemeinschaft größer, rechnen wir das persönlich mit Ihnen durch.