Wo es hakt
Gute Verwaltung entscheidet sich im Alltag: ob jemand erreichbar ist, ob eine Frage beantwortet wird und ob man vorab weiß, was die Arbeit kostet. Dass genau das vielerorts schwerfällt, liegt selten am fehlenden Willen. Eine Verwaltung erledigt jeden Tag Arbeit, die kein Eigentümer sieht: Rechnungen prüfen, Post zuordnen, Zahlungen abgleichen, Fristen nachhalten. Geschieht das von Hand, bindet es genau die Leute, die zuhören und entscheiden sollten. Am Ende fehlt die Zeit dort, wo Eigentümer sie am meisten brauchen, im Gespräch.
Was wir anders machen
Wir fangen hinten an. Zuerst bauen wir die Abläufe so, dass Software und KI die Routine tragen: Belegprüfung, Posteingang, Vorgänge, Abrechnungen, Wiedervorlagen und die Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Jede Stunde, die dort frei wird, geben wir als Zeit für Gespräche an Sie zurück.
Fertig sind wir damit noch nicht. Stand Oktober 2026 liegen wir bei ca. 85 % Fertigstellung. Bis zum 30. April 2027 nimmt unser KI-Telefon daher Ihre Anrufe an, damit während des Umbaus kein Anliegen verloren geht. Ab dem 1. Mai 2027 erreichen Sie unser Team zu festen Telefonzeiten wieder persönlich und entscheiden bei jedem Anruf selbst, ob Sie mit uns sprechen oder Ihr Anliegen optional beim KI-Telefon aufgeben. Mehr dazu im Wort der Geschäftsführung.
Vier Grundsätze
Preis
Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, berechnen Sie auf unserer Website selbst, ohne Anruf und ohne Termin; ab 40 Wohneinheiten rechnen wir es persönlich mit Ihnen durch. Der Verwaltervertrag steht dort im vollen Wortlaut, samt der Tabellen, welche Leistung zur Grundvergütung gehört und welche gesondert berechnet wird. Gesonderte Leistungen rechnen wir überwiegend nach Zeit zu festen Stundensätzen ab, und nur in dem Umfang, den eine ordnungsgemäße Verwaltung erfordert. Gesonderte Arbeit, die wir selbst zu vertreten haben, berechnen wir nicht. Wo eine Gemeinschaft uns Aufwand erspart, gibt der Vertrag das als Rabatt an sie weiter.
Partnerschaft
Eine Gemeinschaft soll uns wählen, weil sie weiß, worauf sie sich einlässt. Deshalb erhalten Sie Angebot und Musterverwaltervertrag noch im ersten Termin, und beim Bestellbeschluss unterstützen wir auf Wunsch auch Ihren bisherigen Verwalter. Nach dem Start begehen wir das Objekt und klären mit dem Beirat, was in die erste Eigentümerversammlung gehört. Damit der Beirat prüfen kann, ohne hinterherzufragen, fasst unsere Software vor jeder Versammlung alle Vorgänge des Jahres zu einem Bericht zusammen, nach Themen geordnet und mit Kosten.
Transparenz
Was an Ihrem Haus läuft, sehen Sie im Kundenbereich: Status der Vorgänge, Dokumente, Abrechnungen und Beschlüsse. Wie wir KI einsetzen, beschreiben wir bis auf die technische Ebene und nennen den Anbieter beim Namen. Unsere Systeme laufen auf einem eigenen Server in der EU, als KI nutzen wir Claude von Anthropic mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training mit Ihren Daten. Jede automatische Einordnung bleibt für unser Team sichtbar und korrigierbar. Wo wir noch nicht so weit sind, wie wir sein wollen, sagen wir das dazu, so wie beim Telefon.
KI und Mensch
Bei uns kommt die KI zuerst, und gerade deshalb können wir persönlich arbeiten. Ein Gespräch, in dem jemand zuhört und mit Ihnen den besten Weg sucht, ist der aufwendigste Teil unserer Arbeit. Leisten kann man es sich auf Dauer nur, wenn im Hintergrund alles andere zügig und zuverlässig läuft. Unzählige Applikationen und Agenten bereiten vor, erinnern an Fristen, kategorisieren und weisen zu. Wo es etwas zu entscheiden gibt, entscheidet bei uns ein Mensch. Nur eines verschicken unsere Systeme von selbst: die Rückfrage, wenn zu einem Anliegen Angaben fehlen. Jede andere Antwort, die unser Haus verlässt, ist von einem Mitarbeiter geprüft.
Für die Gemeinschaft
Bestellt hat uns die Eigentümergemeinschaft, und für sie als Ganzes arbeiten wir. Maßgeblich ist, was die Versammlung beschlossen hat, auch wenn ein einzelnes Anliegen lauter vorgetragen wird. Jede Frage nehmen wir ernst, auch die kleine, denn für den, der sie stellt, ist sie oft gerade die wichtigste. Wir begegnen allen Eigentümern mit Respekt und wünschen uns denselben Umgang mit unserem Team.
Wenn wir etwas davon nicht einhalten, sagen Sie es uns.